concerne les messages interne à l’entreprise
1. Avez-vous tourné sept fois votre doigt avant d’envoyer un mail ?
2. Faut-il impliquer tous les destinataires dans votre échange ?
Les règles d’adressage des mails sont précises, bien utilisées elles facilitent leur traitement. Évaluez qui doit vraiment recevoir votre message. En cas de doute, vérifiez par téléphone ou de visu auprès de la personne concernée.
3. Le mail est-il le meilleur moyen d’échanger ?
Communiquez pertinemment et utilisez le moyen de communication le plus adapté par rapport au contexte. Demandez-vous systématiquement si le mail est la bonne manière de transmettre les informations.
4. La pièce jointe est-elle bien jointe ?
Prenez garde à l’oubli de la pièce jointe, deux mails envoyés pour le même sujet participent à l’engorgement des boites mail. Pas d’envoi précipité, procédez à un contrôle des paramètres composant votre message, pièce-jointe y compris.
5. Une réponse de courtoisie est-elle nécessaire ?
Un simple remerciement par mail génère le même processus de traitement qu’un autre mail. Pensez à remercier votre interlocuteur de visu ou par téléphone.
6. Envoi, stockage, avez-vous pensé à l’impact écologique d’un mail
Un mail de 1 Mo produit l’équivalent de 16 g de CO2. Sur cette base, la correspondance annuelle d’une personne produit des émissions équivalentes à 180 kg de CO2, ce qui équivaut à plus de 1000 km parcourus en voiture.